湘电大校通 [2005]63 号

关于办理 2005 届普通专科、成人专科学生

毕业手续的通知

各分校、学院、省直属教学点：

　　省校定于 6 月 15 日 至 6 月 19 日 审发 2004 届普通专科、成人专科毕业生的毕业证书。现将有关事项通知如下，请遵照执行。

　　一、预计毕业生信息修改

　　直接升级“湖南教务管理系统” ， 使系统版本为 1.0.1 .5 版以上。具体操作步骤详见教务论坛上的使用说明。

　　普招预计毕业生信息修改时间为 5 月 11 日 至 6 月 3 日 ，成招预计毕业生信息修改时间为 5 月 17 日 至 6 月 3 日 。

　　二、预计毕业生注册

　　1 ．省校学籍科将根据教育厅下发的招生数据核对预计毕业生名单，其中若有与当年招生数据不符（主要字段为考生号、姓名、性别）或在招生数据库中无信息的学生，学籍科将这部分学生名单下发给分校，请分校到教务论坛上接收数据。该部分数据以补报数据形式上报到省校学籍科。

　　2 ．普招补报数据必须附当年招生录简表复印件（每人一份，加盖学校公章），按省校下发数据中的序号顺序（与“ 2005 年补报 普招 毕业生电子注册名单”中的序号一致）装订成册。注意在录简表复印件的右上角注明序号（该序号为“ 2005 年补报普招毕业生电子注册名单”中的序号，系全省统一编号，而不是每个分校单独编号，请严格按序号排列）。

　　3 ．成招补报数据须附注册表复印件（每人一份，加盖学校公章），按省校下发数据中的序号顺序（与“ 2005 年补报成招毕业生电子注册名单”中的序号一致）装订成册。注意在注册表复印件的左上角注明序号，右上角注明注册表原件的页号 - 行号（例如：长沙 -01-18 ，表明该生在长沙注册表中的第一页第十八行），以备教育厅的核查。

　　4 ． 凡姓名和性别有修改的毕业生 ，必须是在 http://www.96305.com （湖南省公民身份核查系统）中存在的信息。不管该学生是否在下发的“ 2005 年补报成招 / 普招毕业生电子注册名单”中，都需要附录简表的复印件。若修改后的姓名或性别与录简表不相符，还需在录简表后附上身份证复印件、户口本复印件（若户口本上已注明现用名和原用名的）、户籍证明原件（原件上需说明原姓名与现姓名是系同一人）。对于这部分学生，由分校列出名单，将名单和以上材料单独交给省校学籍科。原则上不允许学生在姓名上有太大的变动，若姓名变动过大，教育厅在预计毕业生资格审核时通不过，将不会下发电子注册号，务请分校老师向学生说明情况。

　　5 ．预计毕业生补报材料时间为 6 月 1 日 至 6 月 3 日 ，逾期不予办理。预计毕业生数据由省校上报教育厅审核无误后，将返回毕业生电子注册号。务请分校老师认真准备预计毕业生补报材料，否则将影响到毕业生的正常办证。

　　三、办证范围

　　普通专科 二ΟΟΟ 级至 二ΟΟ二 级完成毕业学分，且经审核已获得电子注册号的毕业生；成人专科一九九九级至 二ΟΟ二 级完成毕业学分，且经审核已获得电子注册号的毕业生。

　　四、毕业生电子注册工作步骤

　　1 ．各分校于 6 月 1 日 前到省校教务处学籍科领取毕业生登记表、毕业证书。

　　2 ．接收省校下发的含电子注册号的毕业生电子注册信息。

　　3 ．打印毕业证书。毕业证书一律采用计算机打印，手工填写的毕业证书不予验印。

　　4 ．毕业证书内所有内容必须与省校下发的电子注册数据一致，不得作任何修改，确保毕业证打印信息与省校下发的电子注册数据一致。

　　五、几点要求

　　1 ．毕业生必须上报身份证号，并且身份证号必须准确无误，无身份证号的毕业生一律不予电子注册。

　　2 ．毕业生必须上报照片，并且确保照片文件名与学生身份证号一致。现在尚未采集到毕业生照片的，应尽快与新华社湖南分社联系处理。

　　3 ．分校老师在办理毕业证时必须同时上报毕业生图像光盘。图像光盘由分校根据本次办证的毕业生名单确定。成招、普招分别刻盘。教育部在中国高等教育学生信息网上开通了“学历电子注册图像校对系统”，各分校要逐一通知学生上网校对。毕业时仍未收到图像文件的，可在“学历电子注册图像校对系统”输入学生的身份证号等信息上网查询并将图片另存到本地磁盘后再刻盘上报。未上报图像的将影响到该生毕业证的正常上网。

　　4 ．特殊学生（军人等）无身份证号码的，使用“学校代码（ 51306 ） + 学号”代替身份证号，图像文件的文件名也以此代替，出生日期则单独再报。要求各操作员认真核对数据，并将毕业生数据打印交给学生本人核对签字，明确责任，确保上报数据的准确。

　　5 ．考生号、姓名、性别和出生日期为教育部对学历证书进行资格审核的依据，考生号由招生部门提供，学校不得自行编定。

　　6 ．学历证书电子注册数据必须确保准确无误并与所发毕业证书内容一致。学历证书电子注册数据一旦上报到教育部（每年 8 月 10 日后）所有信息一律不得修改，因工作失误、信息不全或信息错误等原因导致学历证书不能上网查询的责任概由分校承担。

　　六、交费

　　2005 届毕业生每人需交纳电子注册费 12 元，毕业证书工本费 10 元。

　　七、办证时间安排（请在规定时间内办理毕业证书，逾期不予办理）

　　6 月 15 日 商学院 人文学院 理工学院 外语学院

　　6 月 16 日 省直属教学点 直属分校 长沙 卫生

　　6 月 17 日 株洲 湘潭 衡阳 岳阳 岳化 司法

　　6 月 18 日 零陵 郴州 怀化 常德 娄底

　　6 月 19 日 邵阳 益阳 湘西 张家界 涟钢 津市

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　湖南广播电视大学

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○五年五月十六日