湘电大校通[2008]90号

关于做好08秋开放教育新生学籍电子注册的通知

各分校：

    根据《教育部关于做好2008-2009学年度现代远程教育试点高校网络高等学历教育招生工作的通知》（教高[2008]6号）和中央电大《关于开放教育新生学籍电子注册的紧急通知》（电大招〔2008〕7号）要求，从2008年秋季起，开放教育新生学籍电子注册信息须报教育部高等教育司备案。电子注册信息包括姓名、有效证件名称、民族等基本信息以及新生电子照片。为做好这项工作，省校研究制订了工作方案，现将有关事项通知如下：

一、新生学籍电子注册工作由省校招生办统一组织。

二、新生注册基本信息与电子照片采用分别采集、分别上报、统一注册的方式进行。新生注册基本信息仍通过电子公务招生报名管理系统报省校，新生电子照片通过数据包或压缩光盘的形式报省校。

三、关于新生电子照片

1．新生电子照片由各分校安排采集。分校自行确定电子照片的采集方式、时间和地点。

2．电子照片要求为彩色图像、背景为蓝色、被拍摄人着白色或浅色系衣服、宽x高为150x210、文件大小不能超过40K，并按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用学生身份证号命名（无身份证的学生，采用军官证、护照等其他有效身份证件号命名），图像文件格式为“jpg”。

教学点给电子照片图片文件命名后，应及时在招生报名管理系统的离线系统中上传该学生的电子照片。

3．新生电子照片以数据包形式在教学点、省校和中央电大之间报送。新生电子照片采集、存储和报送工作流程见附件。

四、各分校应于2008年9月7日前将2008年秋季新生注册基本信息及电子照片报省校。

做好新生学籍电子注册工作，是加强对高等学历教育招生工作规范管理的重要举措。请各分校给予高度重视，按照中央电大和省电大有关要求，并结合本地所属教学点实际情况，认真制定具体实施方案并组织实施，确保新生学籍电子注册工作的顺利完成。执行过程中遇到问题，请及时与省校招生办联系。

联 系 人：汤慧、雷鲜

联系电话：（0731）2821057、2821952

传    真：（0731）5070882

附件：湖南广播电视大学开放教育新生学籍电子注册工作流程

湖南广播电视大学

二○○八年七月九日

主题词：开放教育  学籍  注册  通知

湖南广播电视大学办公室               2008年7月9日印发

录入：彭兰红           校对：雷 鲜             共印20份

附件：

湖南广播电视大学开放教育新生学籍电子注册工作流程

一、工作流程图（见招生网）

二、相关说明

1. 给学生登记材料编号

为保证学生基本信息与电子照片准确对应，教学点在组织学生报名、填写《报名登记表》时，应给学生填报的相关材料进行编号（编号为学生身份证、军官证、护照等有效身份证件号码）。

2．采集（收集）学生电子照片

学生电子照片采集（收集）由分校统一安排，可安排报名新生集中采集或在学生报名时随时采集（收集）。采集（收集）时要做好登记工作，注意处理好学生电子照片与基本信息的对应关系。

3．学生电子照片命名

采集（收集）电子照片后，要及时对电子照片进行命名。电子照片文件名要与学生报名登记材料保持一致（即以学生身份证、军官证、护照等有效身份证件号码命名）。

4．教学点向离线系统上传学生电子照片

教学点需在离线系统中上传学生电子照片。学生电子照片上传后，系统将自动核对更改电子照片文件名(有效身份证件号码.jpg)，并将电子照片存储到指定文件夹(c:/Program Files/招生报名离线系统/学生电子照)。

5．电子照片打包上传省级电大

新生电子照片通过数据包或压缩光盘的形式报送。教学点应按照省校要求，在规定时间内将教学点采集的新生电子照片打包上报省校(注：打包上传的是c:/ Program Files/招生报名离线系统/ 学生电子照目录下的“学生电子照”这个文件夹)。

6．省级电大删除不合格学生电子照片

省校在新生入学资格审核复审之后，及时在招生报名管理系统删除复审不合格的学生信息，同时在教学点上报的新生电子照片数据包中删除相应学生的电子照片信息。

7．电子照片加工处理

教学点及省级电大在报送电子照片前应做好相应的处理工作，保证处理结果符合教育部要求。

8．省级电大打包报送学生电子照片

新生电子照片由省级电大以数据包或光盘形式报送中央电大。省级电大整理新生电子照片数据包时，以省级电大为单位分别建立文件夹保存和报送。数据包以省级电大名称命名。

9．中央电大审核学生电子照片

中央电大负责审核省级电大报送新生电子照片数量是否与省级电大招生总数相符。